ปัจจุบัน เราไม่อาจมองข้ามความสำคัญของภาษาอังกฤษในการสื่อสารทางธุรกิจ เพราะเป็นภาษาที่สื่อสารได้กระชับ ฉับไว และที่สำคัญคือเป็นสากล ข้อความที่สื่อสารสามารถอ้างอิงได้กับทั้งคนในและนอกองค์กร และกับสาขาในประเทศไทยและสาขาต่างประเทศได้ในคราวเดียว โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาแปลหรือตีความเอกสารให้ซับซ้อน ดังนั้น การใช้ภาษาอังกฤษในโลกธุรกิจจึงต้องมีโทนภาษาที่สุภาพ กระชับ และเข้าใจง่าย เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพการสื่อสารสูงสุด และให้ผู้รับสารเข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อได้มากที่สุด หรือสามารถจับประเด็นสำคัญได้ในเวลาอันสั้น ฉะนั้น มาดูกันว่าเราควรยึดหลักอะไรบ้างในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ
1. เริ่มต้นด้วยการทักทาย
สำคัญมากที่คุณต้องเริ่มต้นอีเมลด้วยการกล่าวคำทักทาย อย่างเช่น “Dear Jessica,” ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับด้วยว่าเป็นทางการเพียงใด คุณอาจต้องใช้นามสกุลของผู้รับแทนที่จะใช้ชื่อต้น เช่น “Dear Mrs. Watsons,” ในกรณีที่เป็นทางการ แต่หากคุณกับผู้รับค่อนข้างสนิทกัน คุณอาจใช้คำง่ายๆ อย่าง “Hi Kelly,” หรือ “Hello Kelly,” ก็ได้ แต่หากคุณกำลังติดต่อกับบริษัทโดยรวม หรือส่งอีเมลไปยังแผนกใดแผนกหนึ่ง โดยไม่เจาะจงถึงผู้ใด คุณควรใช้ “To Whom It May Concern:” ที่สำคัญต้องจำไว้เสมอว่าจะต้องมี “,” หรือ “:” ต่อท้ายการทักทายเสมอ
2. ขอบคุณผู้รับ
หากเป็นการเขียนโต้ตอบ คุณควรเริ่มต้นด้วยการกล่าวขอบคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีใครมาขอข้อมูล เกี่ยวกับบริษัทของคุณ ควรกล่าวเช่น “Thank you for contacting [Preston] Company.” ถ้าเขาตอบกลับอีเมลของคุณภายในเวลาอันรวดเร็ว คุณควรต้องเขียนว่า “Thank you for your prompt reply.” หรือ “Thanks for getting back to me.” หรือถ้าคุณรู้วิธีอื่นๆ ในการขอบคุณผู้อ่าน คุณก็สามารถใช้วิธีเหล่านั้นได้ เพราะจะช่วยให้เกิดความประทับใจ และเปิดช่องทางให้การสื่อสารง่ายดายยิ่งขึ้น
3. แจ้งวัตถุประสงค์ของคุณ
หากคุณเป็นคนเริ่มต้นการติดต่อครั้งนี้ เช่น ติดต่อสมัครงาน หรือเขียนขอข้อมูลอะไรสักอย่าง ก็ไม่จำเป็นต้องกล่าวขอบคุณ ในกรณีนี้ให้เริ่มด้วยการแจ้งสิ่งที่คุณต้องการ หรืออ้างถึงแหล่งที่มา แล้วค่อยบอกความจำนงของคุณ เช่น “I am writing to enquire about …” หรือ “I am writing in reference to …” ในอีเมลภาษาอังกฤษ การแจ้งวัตถุประสงค์ของคุณให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญมาก หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคยาวซับซ้อนด้วยการใช้ประโยคสั้นๆ ชัดเจน และได้ใจความ นอกจากนี้ หลักไวยากรณ์ การสะกดคำ และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม
4. กล่าวปิดท้าย
ก่อนจะจบอีเมลของคุณ ให้กล่าวขอบคุณผู้รับอีกครั้ง เพื่อเป็นการปิดท้ายอย่างสุภาพ คุณอาจเริ่มด้วย “Thank you for your patience and cooperation.” หรือ “Thank you for your consideration.” แล้วต่อด้วย “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know/ please feel free to reach me at XXX.” และ “I look forward to hearing from you.”
5. คำลงท้าย
ส่วนสุดท้ายคือการกล่าวคำลงท้ายที่เหมาะสมและลงชื่อคุณ “Best regards,” , “Sincerely,“ และ “Thank you,“ ต่างก็เหมาะสมและใช้ได้ดีทั้งนั้น ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำลงท้ายที่ไม่เป็นทางการเท่าไรนัก เช่น “Best wishes,” หรือ “Cheers,” เพราะเป็นคำที่บ่งบอกถึงความเป็นกันเองมากเกินไป ซึ่งเหมาะกับการใช้ในอีเมลส่วนตัวของคุณมากกว่า
ที่สำคัญ…สุดท้ายก่อนที่คุณจะคลิกส่ง ให้เช็คตัวสะกดต่างๆ อีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณถูกต้องสมบูรณ์แบบที่สุด!
โดย Tareeran
16 พฤษภาคม 2016
ขอบคุณภาพประกอบจาก pixabay.com
